Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: Immobilienwerk smart Finance UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Simmet, Westfälische Str. 39, 10711 Berlin, Telefon +49 30 220 66 65 26, E-Mail info@immobilienwerk.de.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Referrer-URL). Diese Daten sind für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

3. Kontakt- und Anfrageformulare

Wenn Sie ein Formular auf dieser Website absenden (z. B. Erstgespräch, Rechner-Auswertung oder Checklisten-Anforderung), verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht sowie die von Ihnen im jeweiligen Rechner eingegebenen Eckdaten, sofern Sie die Auswertung anfordern.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Absenden erteilen. Die Daten werden in unserem Kundenverwaltungssystem gespeichert, das auf der Plattform Supabase (Rechenzentrum in der EU) betrieben wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Missbrauchsvermeidung setzen unsere Formulare ein unsichtbares technisches Schutzfeld (Honeypot) ein; es werden dafür keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.

Wie viele Besucher ein Formular zum Anlegen eines Kundenkontos sehen, ausfüllen und absenden, zählen wir ohne Cookie und ohne Personendaten: Ihr Browser erzeugt je Seitenaufruf eine Zufallskennung, die nur im Arbeitsspeicher der Seite liegt und beim Neuladen verfällt. Gespeichert werden die erreichten Schritte (Seite geöffnet, Formular gesehen, Tippen begonnen, Absenden gedrückt, Konto angelegt), die Art eines Fehlers beim Absenden (etwa eine ungültige E-Mail-Adresse, ohne deren Inhalt), ob ein Smartphone oder der Browser einer App wie Instagram genutzt wurde, die Kampagnenkennung aus der Adresse und die angezeigte Variante der Überschrift. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig zur Missbrauchsabwehr verwendet und nicht mit diesen Angaben gespeichert. Legen Sie ein Konto an, verknüpfen wir den Eintrag mit Ihrer Anfrage, um zu sehen, ob die Bestätigung der E-Mail geklappt hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, das Formular einfach und fehlerfrei zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Einträge löschen wir nach 180 Tagen.

Rückrufwunsch auf der Prüfseite eines Finanzierungszertifikats: Prüfen Sie ein Finanzierungszertifikat über den Prüflink oder QR-Code (etwa als Makler oder Verkäufer), können Sie dort einen Rückruf des zuständigen Beraters anfordern. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und, sofern Sie sie angeben, Firma, E-Mail-Adresse und Nachricht, außerdem den Zeitpunkt sowie Wortlaut Ihrer Einwilligung. Zweck ist allein der Rückruf zu dieser Finanzierung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Angaben sieht nur der Berater, der die Käufer betreut, sowie die Verwaltung von Immobilienwerk; an die Käufer oder an Dritte geben wir sie nicht weiter. Am Telefon bestätigt der Berater nur, was auf dem Zertifikat steht; weitere Auskünfte über die Käufer gibt er nur mit deren Einverständnis.

Zusammenarbeit als Tippgeber: Setzen Sie im selben Formular zusätzlich das freiwillige Häkchen, dürfen wir Sie über eine Zusammenarbeit als Tippgeber für Baufinanzierungen informieren, telefonisch oder per E-Mail. Rechtsgrundlage ist diese gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne sie nutzen wir Ihre Angaben ausschließlich für den Rückruf.

Ihre Angaben aus dem Rückrufwunsch bleiben bei der Kundenakte der Käufer gespeichert und werden mit ihr gelöscht. Beide Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch einzeln; eine formlose Nachricht an info@immobilienwerk.de genügt. Nach einem Widerruf löschen wir Ihre Angaben bzw. sprechen Sie nicht mehr als möglichen Tippgeber an. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Rückrufwünsche je Internetanschluss; dafür verarbeiten wir Ihre IP-Adresse nur als verschlüsselten Kurzwert (Hash), der nach spätestens drei Tagen automatisch gelöscht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. E-Mail- und SMS-Kommunikation

Für den Versand von Benachrichtigungen zu Ihrer Anfrage nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., USA) auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse und die Inhalte der Benachrichtigung.

SMS (etwa eine Terminerinnerung, die Sie bei der Buchung gewählt haben, oder eine Nachricht Ihres Beraters) verschicken wir über die LOX24 GmbH, Seestraße 109, 13353 Berlin, als Auftragsverarbeiter. Verarbeitet werden Ihre Mobilnummer, der Text der Nachricht und der Zustellstatus; Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. Ihre Wahl der SMS-Erinnerung. Wir speichern zu jeder SMS Empfängernummer, Text, Zeitpunkt, Kosten und Zustellstand in Ihrer Kundenakte; sie werden mit der Akte gelöscht.

SMS-Benachrichtigungen im Kundenportal (Volltreffer aus Ihren Suchaufträgen, Zinsalarm, Erinnerung am Besichtigungstag) erhalten Sie nur, wenn Sie Ihre Mobilnummer mit einem Code bestätigt und für den jeweiligen Zweck eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Wir speichern die bestätigte Nummer, den Wortlaut jeder Einwilligung mit Sprache und Zeitpunkt sowie bei Volltreffern, welche Objekte wir gemeldet haben. Den Bestätigungscode speichern wir nur als Prüfwert, nie im Klartext. Sie können jede Einwilligung im Kundenportal unter Profil jederzeit widerrufen oder die Nummer entfernen; die Einwilligungen bleiben als Nachweis bis zur Löschung Ihrer Akte gespeichert. Volltreffer-SMS gehen höchstens einmal am Tag und dreimal in der Woche und nie zwischen 20 und 8 Uhr.

Newsletter und Zins-Update: Melden Sie sich auf dieser Website an, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Vornamen, die gewählten Themen, Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung und der Bestätigung. Sie erhalten zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-In); erst nach Ihrem Klick auf den Knopf der Bestätigungsseite schreiben wir Ihnen. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen. Ist Ihre Adresse bei uns als Kundin oder Kunde bekannt, übernehmen wir die Anrede aus Ihrer Akte. Bestandskunden kann ihr Berater auch ohne Bestätigungsmail aufnehmen, wenn ihre Einwilligung bereits vorliegt; sie erhalten dann eine Begrüßungsmail mit Abmeldelink. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Versendet wird über Resend (siehe oben).

Auswertung von Öffnungen und Klicks: Wenn Sie bei der Anmeldung oder mit der Bestätigung zugestimmt haben, enthält jede Ausgabe ein unsichtbares Bild und Links über unseren Server. So sehen wir je Empfänger, ob und wann eine Ausgabe geöffnet und welche Links angeklickt wurden, und können die Updates verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne diese Zustimmung, etwa bei vom Berater aufgenommenen Bestandskunden, messen wir nichts. Die Werte bleiben mit der jeweiligen Ausgabe gespeichert. Widerrufen können Sie die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder eine Nachricht an uns; danach erhalten Sie keine Ausgaben mehr. Ihre Adresse bewahren wir nach der Abmeldung als Nachweis auf, dass Sie keine E-Mails mehr wünschen.

5. Cookies und Web-Aktivität

Einwilligung: Dienste zur Statistik und zum Marketing setzen wir nur ein, wenn Sie im Banner zugestimmt haben; vorher wird kein Skript dieser Anbieter geladen. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen auf Ihrem Gerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG, für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Wahl speichern wir im Cookie „iw_einwilligung“ für sechs Monate; es gilt für immobilienwerk.de und das Kundenportal (Registrierung, Terminbuchung, Anmeldung als Partner), nicht für den angemeldeten Bereich des Portals oder des Partner-Portals, in dem keine dieser Dienste laufen. Einzige Ausnahme: Haben Sie sich über Google, Apple oder Facebook registriert, melden wir den Abschluss der Registrierung einmal an die Dienste, denen Sie auf der Website bereits zugestimmt haben; ohne Zustimmung geschieht nichts. Als Nachweis protokollieren wir jede Entscheidung mit einer Zufallskennung, Zeitpunkt, Auswahl und aufgerufener Domain, ohne IP-Adresse, und löschen das Protokoll nach drei Jahren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern, über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite.

An Google und Meta übermitteln wir keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Inhalte von Formularen und Rechnern. Gemeldet wird nur, dass eine Anfrage, Registrierung, Terminbuchung, Newsletter-Anmeldung oder Anmeldung als Partner stattgefunden hat, und aus welchem Formular sie kam, bei Partnern zusätzlich die gewählte Art (etwa Makler).

Statistik mit Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung „Statistik“): Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erhoben werden aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, Gerät, Browser, ungefährer Standort sowie die genannten Abschlüsse. Google kürzt IP-Adressen in der EU und speichert sie nicht. Cookies „_ga“ und „_ga_…“ mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren; die Daten in Google Analytics löschen wir nach 14 Monaten.

Google Ads Konversionsmessung und Remarketing (nur mit Einwilligung „Marketing“): Anbieter ist die Google Ireland Limited (Anschrift wie oben). Kamen Sie über eine unserer Anzeigen, erfährt Google, ob danach ein Abschluss stattfand, damit wir den Erfolg der Anzeige messen können; außerdem können Ihnen nach einem Besuch unsere Anzeigen bei Google gezeigt werden. Cookies „_gcl_…“ und Cookies auf Google-Domains, Laufzeit bis zu 90 Tage bzw. nach den Angaben von Google.

Spätere Abschlüsse aus einer Google-Anzeige (nur mit Einwilligung „Marketing“): Kamen Sie über eine unserer Google-Anzeigen, speichern wir die Kennung dieses Klicks (gclid, gbraid oder wbraid) im Cookie „iw_werbeklick“ (Laufzeit 90 Tage) und mit Ihrer Anfrage oder Registrierung. Vereinbaren oder führen Sie danach ein Erstgespräch mit uns oder erhalten Sie eine Darlehenszusage, melden wir Google innerhalb von 90 Tagen nach dem Klick dieses Ereignis über die Google Data Manager API: die Klick-Kennung, den Zeitpunkt, eine Vorgangsnummer und bei einer Zusage unsere Vergütung als Wert. Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Angaben zur Finanzierung übermitteln wir dabei nicht. So erfahren wir, welche Anzeigen zu Beratungen führen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); vor jeder Meldung prüfen wir, dass Sie sie nicht widerrufen haben. Nach einem Widerruf löschen wir das Cookie und melden nichts mehr.

Meta-Pixel (nur mit Einwilligung „Marketing“): Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Der Pixel meldet Seitenaufrufe und die genannten Abschlüsse an Meta, damit wir den Erfolg von Anzeigen auf Facebook und Instagram messen und früheren Besuchern Anzeigen zeigen können. Für die Erhebung und Übermittlung sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, Vereinbarung unter facebook.com/legal/controller_addendum); für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Cookie „_fbp“ mit einer Laufzeit von drei Monaten.

Google und Meta können Daten auch in die USA übermitteln. Die Google LLC und die Meta Platforms, Inc. sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, auf dessen Grundlage die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat (Art. 45 DSGVO).

Hinweise auf Facebook, Instagram und Google anhand Ihrer Kundendaten: Nur wenn Sie bei der Registrierung oder im Kundenportal unter Profil ausdrücklich einwilligen (das Kästchen ist nie vorausgewählt), dürfen wir Ihre E-Mail-Adresse und Handynummer als Prüfsumme (SHA-256) an Meta Platforms Ireland Ltd. und Google Ireland Ltd. übermitteln. Diese gleichen die Prüfsummen mit ihren Konten ab, verwerfen nicht zugeordnete und zeigen Ihnen Hinweise zu Ihrer Kaufbegleitung, wenn Sie das Portal länger nicht genutzt haben, oder blenden Werbung für Neukunden für Sie aus. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wir speichern ihren Wortlaut mit Zeitpunkt als Nachweis. Sie können sie jederzeit im Portal widerrufen, dann entfernen wir Sie beim nächsten täglichen Abgleich aus den Listen. Derzeit übermitteln wir noch keine Daten; dieser Absatz gilt ab Beginn des Abgleichs.

Wiedererkennung auf Facebook und Instagram: Mit Ihrer Einwilligung „Marketing“ meldet der Meta-Pixel auf unseren Aktionsseiten (immobilienwerk.de/werkzeug/…), dass Sie eine Seite aufgerufen, das Video mit Ton gestartet, den Sofort-Check genutzt oder die Anmeldung begonnen haben, jeweils ohne Name, E-Mail-Adresse oder Eingaben. Meta bildet daraus in unserem Werbekonto Zielgruppen (Website Custom Audiences), damit wir Ihnen eine weitere Anzeige zeigen können, wenn Sie noch kein Konto angelegt haben; wer sich registriert hat, wird ausgeschlossen. Meta speichert die Zugehörigkeit höchstens 180 Tage. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über „Cookie-Einstellungen“ jederzeit widerrufen können.

Sofort-Check auf den Aktionsseiten: Geben Sie dort eine Adresse ein, ermitteln wir die Koordinaten über den Dienst Nominatim von OpenStreetMap und rechnen mit öffentlichen Daten (Gebäude aus OpenStreetMap und den Landesvermessungen, Gelände und Sonnenstand aus PVGIS der EU-Kommission, Luftbilder der Landesvermessungen, Angebotspreise unseres Datenpartners GeoMap) eine Kennzahl für diesen Ort aus. Das Ergebnis speichern wir zum gerundeten Ort bis zu 90 Tage, damit dieselbe Adresse nicht erneut berechnet werden muss, ohne Bezug zu Ihrer Person. Ihre IP-Adresse nutzen wir nur kurzfristig zur Begrenzung der Abfragen. Die Luftbilder lädt Ihr Browser direkt beim Geodienst des Landes, der dabei Ihre IP-Adresse erhält. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen ohne Anmeldung eine erste Einschätzung zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Technisch notwendige Speicherung: Zur Zuordnung von Kampagnen-Parametern (UTM) nutzen wir die Session-Speicherung Ihres Browsers; diese Daten verlassen Ihr Gerät nur, wenn Sie ein Formular absenden oder einen Link ins Kundenportal öffnen (dann stehen sie in der Adresse des Links). Für Mandanten, die im Kundenportal eingeloggt sind und der Zuordnung zugestimmt haben, kann ein signiertes Erkennungs-Cookie gesetzt werden, das Seitenaufrufe dem eigenen Kundenkonto zuordnet. Ohne Login und Einwilligung findet keine personenbezogene Aufzeichnung Ihres Surfverhaltens statt.

Partner-Link: Kommen Sie über den persönlichen Link eines unserer Partner (Tippgeber, Adresse immobilienwerk.de/p/…) auf diese Website, setzen wir das Cookie „iw_tg“ mit dem Code des Partners, der Art des Werbemittels und dem Zeitpunkt des Klicks, gültig 90 Tage. Melden Sie sich in dieser Zeit über ein Formular bei uns und waren Sie uns vorher nicht bekannt, ordnen wir Ihre Anfrage diesem Partner zu, damit er für die Empfehlung vergütet werden kann. Der Partner erfährt dabei nur Ihre Initialen und einen groben Stand (eingegangen, in Beratung, abgeschlossen), keine Beträge und keine weiteren Angaben. Den Klick zählen wir ohne Personenbezug je Tag; zum Schutz vor Mehrfachzählung verarbeiten wir Ihre IP-Adresse nur als verschlüsselten Kurzwert. Daneben setzen wir das Cookie „iw_tg_m“ ohne Inhalt (nur der Wert 1): Nutzen Sie danach einen unserer Rechner, zählen wir das einmal je Rechnerseite und Stunde ebenfalls ohne Personenbezug beim Werbemittel des Partners, damit er sieht, welches Werbemittel etwas bringt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer korrekten Abrechnung mit unseren Partnern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können das Cookie jederzeit in Ihrem Browser löschen.

Rechner, Objekt- und Projektseiten und Käufer-Pass unserer Partner: Nutzen Sie einen Finanzierungs- oder Förderrechner auf der Webseite eines Partners (etwa eines Bauträgers oder Handwerksbetriebs), ein Exposé-Badge oder eine Objekt- oder Projektseite unter immobilienwerk.de/p/…, rechnet Ihr Browser selbst; gespeichert wird dabei nichts. Aufruf und Nutzung zählen wir ohne Personenbezug je Tag (IP-Adresse nur als verschlüsselter Kurzwert gegen Mehrfachzählung). Senden Sie über diese Werkzeuge eine Anfrage, verarbeiten wir Ihre Angaben als Verantwortlicher wie bei jeder anderen Anfrage und ordnen sie dem Partner zu (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Im Käufer-Pass geben Sie zusätzlich in einer gesonderten Einwilligung frei, dass der Anbieter des Objekts Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, das Ergebnis (Ampel) und Ihren auf 10.000 € abgerundeten Finanzierungsrahmen sieht; Ihr Einkommen, Eigenkapital und Ihre Kredite erfährt er nie. Fragen Sie über den Käufer-Pass eine bestimmte Einheit eines Neubauprojekts an, sieht der Bauträger zusätzlich, um welche Einheit es geht. Der Anbieter erhält eine Zusammenfassung erst ab drei Interessenten und ohne Namen. Sie können die Einwilligung jederzeit per Nachricht an uns widerrufen. Im Käufer-Check eines Partners (portal.immobilienwerk.de/check/…) geben Sie Beschäftigung, Einkommen, Ausgaben, Kredite, Eigenkapital und Vorhaben an; wir rechnen daraus eine Einschätzung nach Bankmaßstäben und fragen dafür mit gerundeten Eckdaten ohne Namen die Plattform Europace ab (siehe Abschnitt 7). Sie sehen Ihr ganzes Ergebnis; der Partner sieht nach Ihrer gesonderten Einwilligung nur Name, Kontakt, Ampel, bei Gelb oder Rot den Grund in groben Worten ohne Zahlen und Ihren auf 10.000 € abgerundeten Rahmen. Ihre Angaben und das ausführliche Ergebnis löschen wir nach 90 Tagen, Ampel, Grund und Rahmen bleiben beim Partner sichtbar, bis Sie widerrufen.

Übergabe an Partner-Makler: Möchten Sie eine Immobilie verkaufen und sind Sie damit einverstanden, geben wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihre Verkaufsabsicht an einen Partner-Makler weiter, der Sie dazu kontaktiert. Wir halten Ihre Einwilligung in Ihrer Akte fest; der Makler sieht die Daten nur in seinem Zugang bei uns, nicht per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerruflich).

Steuerkanzleien und Verwaltungen: Pflegt Ihre Steuerkanzlei im Zinsbindungs-Radar Darlehen ihrer Mandanten, speichern wir dort nur ein Kürzel, die Bank, Restschuld, Zins und das Ende der Zinsbindung, ohne Namen. Erst wenn Sie Ihrer Kanzlei erlauben, Sie an uns zu übergeben, erhalten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten und schicken Ihnen eine Bestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Eigentümer-Seite eines Sanierungsvorhabens Ihrer Eigentümergemeinschaft zeigt nur Einheitennummern und Miteigentumsanteile, keine Namen; Ihre Verwaltung erfährt von einer Anfrage über die Seite nur Initialen und groben Stand.

Firmen-, Vereins- und Kanalseiten: Fragen Sie über die Seite Ihres Arbeitgebers an, erfährt Ihr Arbeitgeber nicht, dass Sie angefragt haben; er sieht nur gesammelte Zahlen, und erst ab fünf Personen. Bei Vereins- und Kanalseiten sieht der Partner Initialen und groben Stand wie beim Partner-Link. Einen Bonus für Mitarbeitende zahlen wir direkt an Sie aus.

Partnerbrief an Maklerbüros: Immobilienmaklern und Hausverwaltungen stellen wir unser Partnerprogramm auch per Post vor. Dafür nutzen wir Firmenname und Geschäftsanschrift aus öffentlichen Quellen (OpenStreetMap, © OpenStreetMap-Mitwirkende, ODbL, öffentliche Immobilieninserate oder das Impressum des Büros). Gedruckt und verschickt wird der Brief über den Druckdienstleister LetterXpress, der dafür Anschrift und Brief als Auftragsverarbeiter erhält. Jeder Brief trägt einen eigenen Code; ruft jemand ihn über den QR-Code auf, zählen wir den Aufruf mit Zeitpunkt (die IP-Adresse nur als verschlüsselten Kurzwert zum Schutz vor Mehrfachzählung) und belegen bei der Anmeldung als Partner den Firmennamen vor. Meldet sich das Büro an, ordnen wir die Anmeldung dem Brief zu. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Werbung für unser Partnerprogramm (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Per E-Mail schreiben wir Büros nicht ohne vorherige Einwilligung an. Sie können der Nutzung Ihrer Anschrift für Werbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), über die im Brief genannte Adresse oder formlos an info@immobilienwerk.de; danach erhalten Sie von uns keine Werbung mehr, auch keine Anfragen aus dem Kundenportal. Angaben zu einem Brief löschen wir zwei Jahre nach dem Versand, den Widerspruch bewahren wir auf, damit er beachtet bleibt.

Meldet ein Partner Sie bei uns, mit Ihrem Einverständnis, erhalten wir Namen, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, auf Wunsch Ihre Postleitzahl und Ihr Anliegen. Mit der Postleitzahl geben wir Sie an den Berater, der in Ihrer Gegend sitzt. Gibt uns der Partner später eine kurze Rückmeldung zu Ihrem Vorhaben (etwa einen Notartermin), legen wir sie in Ihrer Akte ab. Waren Sie uns schon bekannt, erfährt der Partner nur, dass der Kontakt ihm nicht zugeordnet wurde, nie, ob oder seit wann Sie bei uns sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Für unsere Partner: Fotografieren Sie im Partner-Portal eine Visitenkarte, liest ein KI-Dienst (Anthropic, Abschnitt 8) Name, Kontaktdaten und Postleitzahl aus; das Foto speichern wir nicht, das Ergebnis landet nur im Formular. Im Profil laden Sie alle Daten zu Ihrem Partner-Konto als Datei herunter (Art. 15 und 20 DSGVO) und löschen Ihr Konto selbst. Nach der Löschung behalten wir Name, Anschrift und Bankverbindung nur, bis offene Provisionen ausgezahlt sind; Gutschriften und Provisionsbelege bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und löschen sie danach automatisch.

6. Rechner und Tools

Die Immobilien-Rechner (Budget, Kaufnebenkosten, Finanzierung) rechnen in Ihrem Browser. Ihre Eingaben werden an uns übertragen, wenn Sie aktiv eine persönliche Auswertung anfordern und die Übertragung bestätigen. Ausnahme: Der Finanzierungsrechner fragt für die Bankkonditionen gerundete Eckdaten ohne Namen bei der Plattform Europace an; Einzelheiten stehen in Abschnitt 7.

7. Kundenportal

Im Kundenportal (portal.immobilienwerk.de) verarbeiten wir die Daten, die Sie dort eingeben und speichern, sowie die Unterlagen, die Sie hochladen, zur Durchführung der Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie werden in unserem Kundenverwaltungssystem auf der Plattform Supabase (Rechenzentrum in der EU) gespeichert. Ihr Berater kann Ihnen per E-Mail, SMS oder WhatsApp einen Link schicken, über den Sie Unterlagen für den Bankantrag auch ohne Anmeldung hochladen; der Link gilt 14 Tage, zeigt nur, welche Unterlagen noch fehlen, und erlaubt nur das Hochladen in Ihre Akte. Kontoauszüge und Mietverträge können Sie vor dem Hochladen in Ihrem Browser schwärzen; hochgeladen wird dann nur die geschwärzte Fassung, das Original verlässt Ihr Gerät nicht.

Anmeldung mit Google: Für die Registrierung und Anmeldung im Kundenportal können Sie Ihr Google-Konto nutzen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir erhalten dabei Ihren Namen und Ihre vom Anbieter bestätigte E-Mail-Adresse sowie eine Kennung Ihres Kontos, die unser Anmeldedienst (Supabase, siehe oben) zur Wiedererkennung speichert; ein Profilbild, das der Anbieter mitschickt, speichern wir nicht. Ein Passwort bei uns brauchen Sie dafür nicht, Sie können aber jederzeit eines festlegen. Mit der ersten Anmeldung legen wir Ihr Kundenkonto und Ihre Anfrage an wie bei der Registrierung mit E-Mail; eine Bestätigungsmail entfällt, weil der Anbieter Ihre Adresse bereits bestätigt hat. Den Wortlaut des Hinweises, dem Sie dabei zugestimmt haben, speichern wir mit Zeitpunkt und Sprache als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung und die Durchführung der Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Was der Anbieter selbst über die Anmeldung speichert, richtet sich nach seiner Datenschutzerklärung; welche Angaben er an uns weitergibt, sehen Sie vor der Freigabe in seinem Fenster. Google kann Daten auch in die USA übermitteln; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Anmeldung mit Facebook: Für die Registrierung und Anmeldung im Kundenportal können Sie Ihr Facebook-Konto nutzen. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wir erhalten dabei Ihren Namen und Ihre vom Anbieter bestätigte E-Mail-Adresse sowie eine Kennung Ihres Kontos, die unser Anmeldedienst (Supabase, siehe oben) zur Wiedererkennung speichert; ein Profilbild, das der Anbieter mitschickt, speichern wir nicht. Ein Passwort bei uns brauchen Sie dafür nicht, Sie können aber jederzeit eines festlegen. Mit der ersten Anmeldung legen wir Ihr Kundenkonto und Ihre Anfrage an wie bei der Registrierung mit E-Mail; eine Bestätigungsmail entfällt, weil der Anbieter Ihre Adresse bereits bestätigt hat. Den Wortlaut des Hinweises, dem Sie dabei zugestimmt haben, speichern wir mit Zeitpunkt und Sprache als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung und die Durchführung der Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO). Was der Anbieter selbst über die Anmeldung speichert, richtet sich nach seiner Datenschutzerklärung; welche Angaben er an uns weitergibt, sehen Sie vor der Freigabe in seinem Fenster. Wir fragen bei Meta nur Ihr öffentliches Profil (Name) und Ihre E-Mail-Adresse ab, keine Freunde, Beiträge oder Seiten. Meta erfährt dabei, dass Sie sich bei Immobilienwerk anmelden, und verarbeitet das in eigener Verantwortung. Ihre Verbindung zu uns können Sie jederzeit in Ihrem Facebook-Konto unter „Apps und Websites“ entfernen; wie Sie die Daten bei uns löschen lassen, steht unter immobilienwerk.de/datenloeschung. Meta kann Daten auch in die USA übermitteln; die Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Außerdem halten wir fest, wann Sie das Portal zuletzt selbst besucht haben und welche Werkzeuge Sie an welchem Tag geöffnet haben, zum Beispiel Budgetrechner, Förderkompass oder Wunschliste. Gespeichert werden je Werkzeug und Tag der erste und der letzte Aufruf sowie die Zahl der Sitzungen. Was Sie in einem Werkzeug eingeben, wie lange Sie bleiben oder wohin Sie klicken, wird dabei nicht aufgezeichnet; Eingaben erreichen uns nur, wenn Sie sie selbst speichern.

Zweck ist eine Begleitung, die zu Ihrem Stand passt: Ihr Berater sieht so, woran Sie gerade arbeiten und wo er Ihnen weiterhelfen kann, etwa wenn ein Werkzeug geöffnet, aber nicht abgeschlossen wurde. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beratungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben sehen nur die Beraterinnen und Berater, die Ihre Akte betreuen, und die Verwaltung von Immobilienwerk; eine zweite Person mit Zugang zu Ihrer Akte sieht sie nicht, und Besuche Ihres Beraters in Ihrer Portalansicht werden nicht mitgezählt. Die Angaben werden weder an Dritte weitergegeben noch für Werbung genutzt.

Die Aufzeichnung der geöffneten Werkzeuge wird nach 400 Tagen automatisch gelöscht. Sie können ihr jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an info@immobilienwerk.de oder an Ihren Berater genügt. Wir stellen die Aufzeichnung dann für Ihr Konto ein und löschen, was bis dahin festgehalten wurde. Den Zeitpunkt Ihres letzten Besuchs speichern wir weiter, weil das Portal Ihnen damit zeigt, was seit Ihrem letzten Besuch neu ist.

Aus Ihren eigenen Aktivitäten im Portal (Besuch, geöffnete Werkzeuge, geöffnete Trefferliste, gemerkte Objekte, Nachrichten an uns) leiten wir einmal am Tag ab, ob Sie das Portal gerade nutzen oder seit zwei, vier oder acht Wochen nicht mehr. Waren Sie zwei Wochen nicht da, schicken wir Ihnen einmal eine Benachrichtigung aufs Gerät mit dem nächsten sinnvollen Schritt (abschaltbar in den Portal-Einstellungen unter „Wenn es still wird“), nach vier Wochen sieht Ihr Berater einen Hinweis. Ein fester, zufällig bestimmter Teil der Kunden bekommt diese Hinweise nicht; so können wir messen, ob sie überhaupt helfen. Haben Sie bei ThinkImmo eine Suche, speichern wir zusätzlich den Score, den ThinkImmo uns täglich zu Ihrem Konto meldet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Sie während des Kaufs gut zu begleiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit einem Widerspruch gegen die Auswertung der Werkzeuge (siehe oben) endet auch diese Einstufung, und wir löschen sie.

Wenn Sie im Finanzierungs- oder Budgetrechner rechnen, fragen wir über die Finanzierungsplattform Europace (Europace AG, Berlin) die Konditionen der dort angeschlossenen Banken an. Übermittelt werden nur gerundete Eckdaten: Kaufpreis und Eigenkapital auf 10.000 Euro, je Person (höchstens zwei) das monatliche Nettoeinkommen auf 250 Euro, das Geburtsjahr auf fünf Jahre, die Art der Beschäftigung, das Jahr ihres Beginns (höchstens fünf Jahre zurück) und ob der Arbeitsvertrag befristet ist, die Zahl der Kinder im Haushalt, weitere monatliche Einnahmen und laufende Kreditraten auf 100 Euro, ob ein Makler beteiligt ist, die Zinsbindung, die Postleitzahl des Wunschorts, ob es eine Wohnung oder ein Haus ist, Wohnfläche (auf 10 m²), Baujahr und Energieklasse, bei Vermietung die Kaltmiete, geplante Modernisierungskosten und Eigenleistung, bei einer Anschlussfinanzierung Marktwert, Restschuld und Ende der Zinsbindung sowie Ihre Wünsche zu Sondertilgung, bereitstellungszinsfreier Zeit, Förderdarlehen der KfW und zur Tilgung (Prozentsatz, Wunschrate oder schuldenfrei am Ende der Zinsbindung); Ihr Name, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten gehen dabei nicht an Europace. Erst wenn Sie im Portal ein Angebot anfragen und Ihr Berater daraufhin einen Finanzierungsvorgang in BaufiSmart anlegt, übermitteln wir an Europace zusätzlich Ihren Namen, Ihre Anrede, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie, falls Sie ihn im Rechner eingetragen haben, den Namen der mitfinanzierenden Person zusammen mit den Angaben der gespeicherten Rechnung, damit Ihr Berater die Finanzierung dort mit den Banken abstimmen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Europace verarbeitet sie als Plattform für Ihren Berater. Zu einem angelegten Vorgang fragen wir bei Europace den Bearbeitungsstand der Anträge ab (welche Bank, angenommen oder abgelehnt), und Ihr Berater kann die Unterlagen, die Sie im Portal für den Bankantrag hochgeladen haben, mit einem Klick oder, wenn er das für den Vorgang einschaltet, automatisch an den Vorgang übertragen, damit die Bank sie prüfen kann. Welche Unterlagen eine Bank in einem Vorgang anfordert, speichern wir ohne Bezug zu Ihrer Person, nur Bank, Art der Unterlage und einen nicht rückrechenbaren Kurzwert des Vorgangs, um die Unterlagenlisten je Bank zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fragen Sie auf der Seite „Eigenkapital-Strategie“ ein Bausparangebot an und legt Ihr Berater daraufhin einen Bausparvorgang in BaufiSmart an, übermitteln wir dieselben Personendaten, Ihr Nettoeinkommen und Eigenkapital aus dem Kaufprofil sowie Ihren Bausparwunsch (Zweck, Bausparsumme, Sparrate, gewünschter Zeitpunkt, geplanter Kaufpreis, vermögenswirksame Leistungen, Anspruch auf Wohnungsbauprämie), damit Ihr Berater dort die Tarife der Bausparkassen rechnen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Im Portal sind diese Angaben aus Ihrem Kaufprofil vorbelegt, und Sie können sie im Rechner ändern. Im Finanzierungsrechner auf dieser Website ohne Kundenkonto stammen sie aus Ihren Eingaben, und als Wohnort gilt die Landeshauptstadt des gewählten Bundeslands. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angebote speichern wir 24 Stunden zu diesen gerundeten Eckdaten, ohne Bezug zu Ihrer Person. Um die Abfragen gegen Missbrauch zu begrenzen, zählen wir sie je IP-Adresse; die Adresse speichern wir dafür nur als verschlüsselten Kurzwert (Hash), der nach spätestens drei Tagen gelöscht wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Laden Sie im Kundenportal ein Darlehensangebot Ihrer Bank hoch, um es zu vergleichen, liest ein KI-Dienst die Konditionen aus (Abschnitt 8). Die Datei selbst speichern wir nicht; gespeichert werden nur die Konditionen, die Sie nach dem Prüfen übernehmen (Bank, Zinsen, Zinsbindung, Tilgung, Sondertilgung, Bereitstellungszinsen), in Ihrer Kundenakte.

Schalten Sie im Portal den Zinsalarm ein, speichern wir dafür Ihre Eckdaten (Kaufpreis, Eigenkapital, Zinsbindung, Bundesland, Tilgung), den gewählten Takt, Ihre Schwelle und einen optionalen Zielzins sowie den Zeitpunkt und Wortlaut Ihrer Einwilligung. Lassen Sie eine gespeicherte Rechnung beobachten, verknüpfen wir den Alarm mit ihr und nehmen deren Angaben zu Haushalt, Objekt, Vorhaben und Wünschen. Im gewählten Takt fragen wir Europace mit denselben gerundeten Eckdaten wie oben erneut an und halten Ihren besten Zins je Prüftag fest, damit Sie den Verlauf sehen. Hat sich der Zins spürbar bewegt oder ist Ihr Zielzins erreicht, schickt Ihnen Ihr Berater eine E-Mail oder wir senden eine Push-Nachricht, je nachdem, was Sie gewählt haben; bei erreichtem Zielzins erfährt es auch Ihr Berater. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Zinsalarm jederzeit im Portal pausieren oder über den Abmeldelink in jeder Mail beenden; der gespeicherte Verlauf wird mit Ihrer Kundenakte gelöscht.

Erstellen Sie im Kundenportal ein Finanzierungszertifikat, speichern wir dafür Ihren Namen (bei zwei Personen beide), den bescheinigten Kaufpreis, das gewählte Objekt oder die von Ihnen eingetragene Adresse, die Gültigkeit und die Rechengrundlage aus Ihrem Budget. Über den Prüflink bzw. den QR-Code auf dem Zertifikat kann jeder, dem Sie es weitergeben, auf einer öffentlichen Seite prüfen, ob es echt und noch gültig ist. Dort erscheinen nur die Angaben, die auch auf dem Zertifikat stehen, sowie Name und Kontaktdaten Ihres Beraters; Einkommen, Eigenkapital oder Darlehen stehen weder auf dem Zertifikat noch auf der Prüfseite. Löscht oder widerruft Ihr Berater ein Zertifikat, zeigt die Prüfseite nur noch, dass es nicht mehr gilt.

Wir zählen, wie oft die Prüfseite Ihres Zertifikats aufgerufen wird, und halten den letzten Aufruf fest. Linkvorschauen von Messengern, automatische Prüfprogramme sowie Aufrufe von Ihnen oder Ihrem Berater, während Sie im Portal angemeldet sind, zählen nicht mit. Ihr Berater und Sie erhalten höchstens einmal am Tag eine Benachrichtigung, dass Ihr Zertifikat geprüft wurde, und Ihr Berater sieht die Zahl der Aufrufe in Ihrer Kundenakte. Wer die Seite aufgerufen hat, erfahren wir dabei nicht. Die Benachrichtigung an Sie können Sie in den Portal-Einstellungen unter „Bewerbungsmappe und Zertifikat“ abschalten. Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, Sie im richtigen Moment zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bittet jemand auf der Prüfseite um einen Rückruf, gilt Abschnitt 3; seine Angaben sieht nur Ihr Berater.

Im Ratenkredit-Vergleich des Kundenportals fragen wir über KreditSmart, den Ratenkredit-Marktplatz von Europace, die ausgewiesenen Konditionen der Banken an. Übermittelt werden dafür nur der Zweck (etwa Modernisierung oder Umschuldung), der auf 500 Euro gerundete Betrag und die Laufzeit, keine Angaben zu Ihrer Person; das Ergebnis speichern wir 24 Stunden zu diesen Werten, ohne Bezug zu Ihnen. Speichern Sie eine Rechnung oder fragen Sie unverbindlich an, legen wir sie mit Ihrer Notiz in Ihrer Kundenakte ab und informieren Ihren Berater. Erst wenn Ihr Berater daraufhin einen Vorgang in KreditSmart anlegt, übermitteln wir an Europace Ihren Namen, Ihre Anrede, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Betrag, Laufzeit und Zweck, bei einer Umschuldung Ihre bisherige Rate, Ihre Notiz sowie, falls Sie sie im Finanzierungsrechner eingetragen haben, Art und Beginn Ihrer Beschäftigung und Ihr Nettoeinkommen, damit Ihr Berater die Angebote der Banken einholen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Europace verarbeitet sie als Plattform für Ihren Berater.

Merken Sie im Absicherungs-Check des Kundenportals Versicherungen vor und unterschreiben Sie dort die Einverständniserklärung zur Datenweitergabe, legen wir die unterschriebene Erklärung als PDF in Ihrer Kundenakte ab und schicken Ihrem Berater eine Zusammenfassung per E-Mail. Gibt Ihr Berater die Anfrage frei, übermitteln wir an die FONDSNET Assekuranzmakler GmbH, Steinstraße 33, 50374 Erftstadt, Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihren Kontaktwunsch, die gewählten Versicherungen, Ihre Angaben zu Objekt, Finanzierung und Haushalt aus dem Portal, die unterschriebene Erklärung sowie die Policen, die Sie hochgeladen haben. Fondsnet erstellt damit die Angebote und nimmt Kontakt mit Ihnen auf; Immobilienwerk ist dabei Tippgeber. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit ganz oder teilweise gegenüber uns oder Fondsnet widerrufen können. Haben Sie zugestimmt, dass Fondsnet uns die Vertragsdaten der vermittelten Versicherungen mitteilt, legen wir sie in Ihrer Kundenakte ab.

Bitten Sie im Kundenportal Ihren Berater um einen Anruf (nach der Registrierung oder unter einer Standortanalyse), speichern wir die angegebene Telefonnummer, das gewünschte Zeitfenster sowie Wortlaut, Sprache und Zeitpunkt Ihrer Einwilligung, damit wir sie nachweisen können. Steht in Ihrer Kundenakte noch keine Telefonnummer, übernehmen wir die angegebene dorthin. Die Telefonnummer ist freiwillig; ohne sie meldet sich Ihr Berater per E-Mail, und wir rufen nicht an. Auch „Später“ oder „Nein danke“ halten wir fest, damit wir nicht erneut fragen. Rechtsgrundlage für den Anruf ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine formlose Nachricht an Ihren Berater oder an info@immobilienwerk.de genügt. Die Angaben sieht nur Ihr Berater, sie bleiben bei Ihrer Kundenakte und werden mit ihr gelöscht.

Enthält ein Brief Ihres Beraters einen QR-Code, führt er über eine kurze Adresse von Immobilienwerk zum Ziel (etwa Terminbuchung, Kundenportal oder Empfehlung). Beim Scannen halten wir fest, dass und wann der Code aufgerufen wurde, und grob, ob von einem Smartphone oder Computer; Ihre IP-Adresse speichern wir nur verschlüsselt (als Prüfsumme), damit ein mehrfacher Aufruf binnen 30 Minuten nur einmal zählt. Linkvorschauen und Prüfprogramme zählen nicht. Ihr Berater sieht in Ihrer Kundenakte, ob und wie oft der Code gescannt wurde, und erhält höchstens einmal am Tag eine Benachrichtigung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Sie im richtigen Moment zu unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), eine formlose Nachricht genügt. Den Brief können Sie auch ohne den QR-Code nutzen.

Jedes Werkzeug im Kundenportal können Sie einmal kostenlos nutzen. Kaufen Sie danach eine weitere Analyse, ein Paket oder einen Pass, wickeln wir die Zahlung über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Dafür übermitteln wir Stripe Ihre E-Mail-Adresse, den gekauften Artikel und den Betrag; Ihre Zahlungsdaten (Karte, PayPal-Konto und Ähnliches) geben Sie direkt bei Stripe ein, wir erhalten und speichern sie nicht. Stripe erstellt die Rechnung und schickt sie Ihnen per E-Mail. Bei uns gespeichert werden der Kauf, Betrag, Zeitpunkt, Ihre Bestätigung zum sofortigen Beginn der Leistung, der Link zur Rechnung und Ihr Guthaben je Werkzeug; Ihr Berater sieht den Kauf in Ihrer Kundenakte. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Aufbewahrung der Buchungsbelege die gesetzliche Pflicht (§ 147 AO, § 257 HGB, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, zehn Jahre). Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das EU-US Data Privacy Framework, dem Stripe beigetreten ist, ergänzend Standardvertragsklauseln. Zur Betrugsprävention verarbeitet Stripe außerdem eigene Daten in eigener Verantwortung, siehe stripe.com/de/privacy. Öffnen Sie das Bezahlfenster und schließen es ohne Kauf, oder brechen Sie die Zahlung ab, vermerken wir das in Ihrer Kundenakte, damit Ihr Berater Ihnen eine Alternative anbieten kann; dem können Sie wie der Auswertung der Werkzeuge oben widersprechen. Haben Sie ungenutztes Guthaben oder endet Ihr Pass, erinnern wir Sie per Benachrichtigung aufs Gerät; abschalten können Sie das in den Portal-Einstellungen unter „Analysen und Guthaben“.

An einigen Stellen verweist das Kundenportal auf Angebote von Partnern, etwa Vergleichsrechner für Strom, Gas und Konten, Architektenleistungen, Gartenbedarf, Energieberatung oder die Vermittlung von Fachbetrieben für eine Sanierung. Öffnen Sie einen solchen Link, vermerken wir höchstens einmal am Tag in Ihrer Kundenakte, welches Angebot Sie geöffnet haben, damit Ihr Berater weiß, womit Sie sich gerade beschäftigen; Aufrufe Ihres Beraters zählen nicht. An den Partner geben wir dabei keine Daten von Ihnen weiter. Was Sie auf der Seite des Partners eingeben, verarbeitet dieser in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung; eine Anfrage über Aroundhome etwa geht an mehrere Fachbetriebe. Für vermittelte Abschlüsse erhalten wir teils eine Provision, deshalb kann der Partner am Link erkennen, dass Sie über uns kommen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), eine formlose Nachricht genügt.

8. Einsatz von KI-Diensten

Einige Werkzeuge im Kundenportal und in unserer Beratung nutzen Sprachmodelle. Anbieter sind Anthropic (Anthropic, PBC, San Francisco, USA) für das Auslesen von Unterlagen und Fotos, für Auswertungen und für Formulierungshilfen sowie OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) für das Abtippen von Sprachaufnahmen und das Erzeugen von Sanierungsbildern. Beide verarbeiten die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage ihrer Bedingungen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und nutzen Daten, die wir über ihre Programmierschnittstelle übermitteln, nach ihren Geschäftsbedingungen nicht zum Training ihrer Modelle. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Unterlagen, die Sie hochladen: Im Kaufvertrags-Check, im Unterlagencheck (etwa Exposé, Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlung, Energieausweis, Grundsteuerbescheid), im Bauträger-Check, beim Vergleich von Hausangeboten, im Grundriss-Check, beim Auslesen von Versicherungspolicen, beim Vergleich eines Darlehensangebots und beim Grundsteuer-Check übermitteln wir das Dokument an Anthropic, damit die Angaben ausgelesen und eingeordnet werden. Im Grundstücks-Check gilt das für die öffentliche Planurkunde des Bebauungsplans, bei der Adressänderung für Bestätigungsschreiben der Anbieter. Laden Sie im Finanzierungsrechner eine Gehaltsabrechnung hoch, liest Anthropic daraus nur Nettoverdienst, Abrechnungsmonat und ob eine Einmalzahlung enthalten ist, damit wir das Netto mit Ihrer Angabe vergleichen können; gespeichert wird nur dieses Ergebnis, die Abrechnung selbst liegt wie jedes Dokument in Ihrer Akte. Wählen Sie beim Schwärzen eines Kontoauszugs den KI-Vorschlag, übermitteln wir nur den Text der Zeilen an Anthropic, nicht die Datei, damit Buchungen markiert werden, die Sie vermutlich schwärzen können; gespeichert wird davon nichts.

Fotos: Bei der Besichtigung, im Abnahme-Assistenten, im Bautagebuch und im Haus-Handbuch (Typenschilder, Feuerstättenbescheid) geht das Foto verkleinert an Anthropic, um Mängel, Baufortschritt oder Gerätedaten zu erkennen. Für „Sanierung sehen“ geht Ihr Hausfoto an OpenAI, das daraus eine gekennzeichnete Simulation erzeugt.

Sprache und Texte: Beim Besichtigen ohne Tippen wird Ihre Sprachaufnahme abschnittsweise von OpenAI abgetippt und von Anthropic den Prüfpunkten zugeordnet; der Modus startet erst nach Ihrer Einwilligung, und die Aufnahme wird nicht gespeichert. Diktate in Besichtigung und Unterlagencheck, Ihre Nachrichten an den Buchungsassistenten sowie Ihre Angaben im Verhandlungs-Coach, im Suchbrief und in der Makler-Anfrage verarbeitet Anthropic, um Vorschläge und Texte zu erstellen. Für die Standortanalyse übermitteln wir die Adresse des Objekts, nicht Ihren Namen.

In der Beratung: Ihre Beraterin oder Ihr Berater nutzt KI-Unterstützung, um E-Mails und Briefe zu entwerfen, Nachrichtenverläufe und Protokolle von Online-Besprechungen zusammenzufassen, Aufgaben abzuleiten und Termine vorzubereiten. Dabei können Inhalte Ihrer Nachrichten und Angaben aus Ihrer Kundenakte an Anthropic übermittelt werden. Bei neuen Anfragen kann die KI veröffentlichte geschäftliche Kontaktdaten der anfragenden Person im Internet nachschlagen, etwa auf Firmenwebsites, in Berufsnetzwerken oder im Handelsregister; private Profile, Privatanschriften, Gesundheits- oder Finanzdaten werden dabei nicht gesucht, und die Fundstellen halten wir fest.

Mitschrift von Videogesprächen: Haben Sie zugestimmt, dass ein Beratungsgespräch über Microsoft Teams mitgeschrieben wird, startet Ihre Beraterin oder Ihr Berater zu Beginn die Transkription in Teams. Teams erstellt daraus eine Textmitschrift (keine Ton- oder Videoaufnahme), die im Microsoft-365-Konto der Beratung liegt. Nach dem Gespräch ruft unser CRM diese Mitschrift ab und übermittelt sie an Anthropic, um eine Zusammenfassung, die vereinbarten Schritte und den Entwurf einer Nachricht an Sie zu erstellen. Die Zusammenfassung und die abgeleiteten Aufgaben speichern wir in Ihrer Kundenakte; den Rohtext der Mitschrift löschen wir in unserem System, sobald die Nachbereitung abgeschlossen ist, spätestens nach 30 Tagen. Eine Nachricht an Sie geht nie automatisch hinaus, sie wird vorher geprüft. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können; ohne Einwilligung wird kein Gespräch mitgeschrieben.

Die KI trifft keine Entscheidungen über Sie; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie oder Ihr Berater prüfen, bevor sie übernommen werden. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beratungsvertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Formulierungshilfe in der Beratung und das Nachschlagen geschäftlicher Kontaktdaten unser berechtigtes Interesse an einer zügigen und sorgfältigen Beratung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können dem Einsatz von KI jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine formlose Nachricht an info@immobilienwerk.de oder an Ihren Berater genügt. Wir vermerken den Widerspruch in Ihrer Kundenakte. Ab dann gehen keine Daten von Ihnen mehr an KI-Dienste: Werkzeuge mit KI-Auslese zeigen Ihnen stattdessen einen Hinweis, Ihr Berater arbeitet ohne KI-Unterstützung, und Standortanalyse und Grundstücks-Check laufen ohne die KI-Schätzungen weiter.

Die Ergebnisse, etwa ausgelesene Werte oder Auswertungen, speichern wir in Ihrer Kundenakte, hochgeladene Unterlagen und Fotos im Speicher Ihrer Akte, bis Sie sie löschen oder die Akte gelöscht wird. Nicht gespeichert werden Sprachaufnahmen beim Besichtigen ohne Tippen, hochgeladene Darlehensangebote und die Grundsteuerbescheide aus dem Grundsteuer-Check; von ihnen bleibt nur das Ergebnis. Die KI-Anbieter bewahren übermittelte Daten nur so lange auf, wie es nach ihren Bedingungen für die Verarbeitung und die Erkennung von Missbrauch nötig ist.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@immobilienwerk.de. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren; zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. die Durchführung des Mandats erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere aus Handels- und Steuerrecht sowie den Dokumentationspflichten der Immobiliardarlehensvermittlung) bestehen.

11. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert.